LAPORAN TUGAS AKHIR OJT DI KPDJP

Wednesday, May 22, 2014 akhir dari OJT. Finally... laporan selesai dan hari ini di presentasiin di depan PIC. Alhamdulillah berjalan lancar dan dpt nilai presentasi 90. hihihi..

tinggal menunggu pengumuman Prajab, DTSD. Semangatttt!!!

LAPORAN TUGAS AKHIR

ANALISIS TATA CARA PENGGANDAAN NASKAH DINAS DI

LINGKUNGAN KANTOR PUSAT DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

 

IMANIAR PRATIWI

921002093

PROGRAM ON THE JOB TRAINING CPNS

BAGIAN UMUM

SEKRETARIAT DIREKTORAT JENDERAL

DIREKTORAT JENDERAL PAJAK

2014

LEMBAR PENGESAHAN DAN PENILAIAN LAPORAN AKHIR OJT

Pada hari ini tanggal ....... bulan ........................... tahun 2014

Mengesahkan,

...........................................

Nama Pembimbing: DWI BUDI ISWAHYU

NIP: 197011021990121001

Jabatan: Kepala Subbag Tata Usaha

Menilai,

[ Lemah  –  Sedikit Lemah  –  Biasa  –  Sedikit Kuat  –  Kuat ]

DAFTAR ISI

I. PENDAHULUAN.. 1

A.Latar Belakang. 1

B.Sasaran. 2

II.  Pembahasan. 2

A.Permasalahan. 3

    B.Analisis Masalah. 3

III. KESIMPULAN DAN SARAN.. 3

I.   PENDAHULUAN

A.  Latar Belakang

Direktorat Jenderal Pajak memiliki kantor-kantor perwakilan yang tersebar di seluruh wilayah Indonesia, dan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak berperan sebagai pembuat kebijakan sekaligus penyalur keputusan ataupun informasi yang berhubungan dengan tugas maupun kegiatan keseharian. Informasi penting tersebut merupakan surat/dokumen yang dapat berupa Surat Edaran (SE), Keputusan Menteri Keuangan (KMK), Peraturan Menteri Keuangan (PMK), Peraturan Direktur Jenderal Pajak, modul/bahan untuk Rapat Pimpinan (Rapim), modul/bahan untuk Pelatihan, dan Naskah Dinas lainnya.

Surat/dokumen tersebut merupakan sumber informasi yang sangat penting sehingga harus diperbanyak untuk kecepatan penyampaian informasi kepada seluruh unit vertikal Direktorat Jenderal Pajak di seluruh wilayah Indonesia. Oleh karena itu, kegiatan penggandaan dokumen memegang peranan penting untuk memperlancar kegiatan kantor, serta mempermudah penyampaian informasi.

Di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak terdapat bagian yang melaksanakan tugas berkaitan dengan penggandaan. Tugas tersebut diserahkan kepada Bagian umum Subbagian Tata Usaha. Subbagian Tata Usaha Bagian umum sudah menerapkan Standard Operating Procedures (SOP) sebagai standar ukuran untuk menjalankan, mengukur dan mengevaluasi suatu proses pekerjaan. SOP Tata Cara Penggandaan Naskah Dinas diatur dalam SOP No. KPA51-0008. Berikut dasar hukum dan aturan terkait penggandaan naskah dinas.

1.    Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan tanggal 23 Oktober 2009.

2.    Ketentuan Menteri Keuangan No. 1554/KMK.1/2011 tentang Uraian Jabatan Struktural di Lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak.

3.    Peraturan Menteri Keuangan No. 184/PMK.01/2010 tentang Organisasi dan Tata Kerja Kementerian Keuangan tanggal 11 oktober 2010.

Dalam proses penggandaan naskah dinas, Bagian Umum telah memiliki teknologi digital yang memberi pengaruh besar terhadap kecepatan pekerjaan, terutama pekerjaan kantor yang berhubungan dengan penggandaan dokumen. Mesin pengganda yang dimiliki Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak antara lain mesin fotocopy biasa dan mesin cetak.

B. Sasaran

            Standard Operating Procedures (SOP) mengenai Tata Cara Penggandaan Naskah Dinas dibuat sesederhana mungkin untuk mempermudah pekerjaan Bagian Umum selaku penanggung jawab penggandaan naskah dinas pada Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak. Dari hasil pengamatan penulis, sejauh ini  masih terdapat beberapa permasalahan teknis yang dihadapi dalam kegiatan penggandaan.

Oleh karena itu, dalam laporan ini penulis mencoba membandingkan antara SOP yang telah ditetapkan dengan praktek penggandaan di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak dan mengajukan beberapa usulan solusi yang mungkin dapat diterapkan.

II.  Pembahasan

            Berikut ini penjabaran mengenai Prosedur Tata Cara Penggandaan Naskah Dinas yang telah diatur dalam SOP No. KPA51-0008 :

1.    Pelaksana unit kerja di lingkungan Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak mengantarkan Nota Dinas permintaan penggandaan beserta surat/dokumen yang akan digandakan.

2.    Pelaksana Subbagian Tata Usaha Bagian Umum menerima dokumen dan menandatangani fotokopi Nota Dinas permintaan penggandaan sebagai tanda terima.

3.    Pelaksana Subbagian Tata Usaha melaksanakan penggandaan surat/dokumen yang akan digandakan sesuai permintaan Nota Dinas dari unit kerja dimaksud.

4.    Surat/dokumen hasil penggandaan berupa naskah Surat Edaran, Keputusan Menteri Keuangan, Peraturan Menteri Keuangan, Peraturan Direktur Jenderal Pajak dan Naskah Dinas lainnya dikirim ke tujuan sebagaimana permintaan Nota Dinas permintaan unit kerja di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak melalui Tata Cara Pengiriman Surat Dinas.

5.    Surat/dokumen hasil penggandaan berupa modul/bahan untuk Rapim, pelatihan, atau Naskah Dinas lain sesuai permintaan Nota Dinas permintaan penggandaan, disampaikan ke unit kerja yang meminta untuk digandakan.

6.    Pelaksana Subbagian Tata Usaha Bagian Umum mengadministrasikan Nota Dinas permintaan penggandaan dan mengarsipkan satu eksemplar naskah dinas yang digandakan.

7.    Proses Selesai.

A.  Permasalahan

Terhadap seluruh tahapan proses penggandaan naskah dinas di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak secara garis besar dinilai baik. Namun dalam pelaksanaan SOP di atas terdapat beberapa permasalahan yang dihadapi dalam kegiatan penggandaan berdasarkan pengalaman petugas pelaksana Tim Penggandaan :

1.   Terkadang terdapat kesalahan dalam bahan dokumen yang akan digandakan, dimana kesalahan tersebut baru diketahui ketika dokumen telah digandakan.

2.   Adanya permintaan mendadak menggandakan dokumen dari Direktorat/Bagian dan harus segera dipenuhi sehingga Nota Dinas sebagai dasar penggandaan menyusul.

3.   Permasalahan teknis alat penggandaan yang digunakan, seperti pemeliharaan secara berkala tidak dilakukan terhadap mesin. Selain itu, pengetahuan tentang mesin apabila mesin bermasalah tidak dimiliki oleh semua pelaksana.

4.   Stok kertas di gudang terbatas, sehingga ketika ada permintaan penggandaan naskah dinas yang banyak membuat proses penggandaan menjadi tertunda.

5.   Arsip hasil penggandaan belum diproses dengan sempurna.

B.  Analisis Penyebab

Dari permasalahan di atas, berikut analisis penulis mengenai penyebab yang mendasari hal tersebut, antara lain :

1.    Kesalahan dalam bahan dokumen yang akan digandakan disebabkan oleh kesalahan petugas unit kerja yang meminta untuk digandakan. Hal tersebut mungkin dikarenakan petugas pembuat naskah dinas kurang teliti. Kelengkapan dokumen yang dimaksud meliputi lembar dokumen yang akan digandakan.

2.    Adanya permintaan mendadak yang belum disertai Nota Dinas disebabkan karena Nota Dinas masih dalam proses disposisi ke Kepala Bagian.

3.    Permasalahan teknis alat penggandaan disebabkan pelaksana bagian penggandaan tidak memiliki keterampilan dalam memperbaiki alat penggandaan yang sudah tua apabila terjadi kerusakan.

4.    Pengadaan ATK kantor membutuhkan waktu beberapa hari.

5.    Pengarsipan baru dilakukan per tanggal Nota Dinas.

III. PENUTUP

A.  Kesimpulan dan Saran

Penggandaan memegang peranan penting dalam menyebarkan informasi ke seluruh unit vertikal Direktorat Jenderal Pajak. Oleh karena itu, penting bagi kita untuk mengetahui, memahami, dan melakukan kegiatan penggandaan dokumen dengan sebaik-baiknya. Berdasarkan hasil observasi dan analisis penerapan SOP Tata Cara Penggandaan di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak, penulis menyimpulkan bahwa penggandaan telah berjalan dengan baik sesuai SOP, namun masih terdapat beberapa kendala teknis.

Dari kesimpulan di atas, berikut saran yang mungkin dapat diterapkan di Kantor Pusat Direktorat Jenderal Pajak :

1.    Merekrut pelaksana bagian penggandaan dengan background pendidikan yang mendukung pekerjaan penggandaan, misalnya SMK teknik grafika dan SMK teknik mesin, sehingga bisa menghandle jika terdapat masalah teknis terhadap mesin pengganda. Atau mengadakan pelatihan sehubungan dengan keterampilan untuk me-maintenance mesin yang digunakan tim pengganda.

2.    Berkaitan dengan permintaan penggandaan yang mendadak dan mengharuskan Nota Dinas menyusul, sebaiknya pelaksana bagian penggandaan lebih aktif untuk mengingatkan dan meminta Nota Dinas ke pemohon yang meminta menggandakan Naskah Dinas.

3.    Dalam pengarsipan sebaiknya dokumen/surat disimpan ke dalam map/folder yang bisa berupa stofmap folio, snelhecter, brief ordner kemudian dimasukkan ke dalam almari arsip/filing cabinet. Selain itu, pengarsipan sebaiknya dilakukan dengan mengelompokkan arsip sesuai dengan Direktorat/bagian asal dokumen tersebut.